Hoe voorkom je dat je medewerker uren aan een zaak spendeert, die vroeger al eens grondig werd bestudeerd? Tuerlinckx Fiscale Advocaten vermijdt dubbel werk, dankzij technologie die het delen van kennis bevorderde, en meteen ook de hele werking van het kantoor omgooide.

De advocatuur moet zowat de laatste sector zijn waarbij IT zijn impact op het functioneren en de efficiëntie heeft doen gelden’, stelt Jan Tuerlinckx, advocaat- vennoot van het gelijknamige advocatenkantoor, dat een twintigtal medewerkers telt en zich specialiseert in fiscaal recht. ‘Wij horen bij de grotere kantoren van de kleinere advocatenkantoren. Maar we richten ons op een specifieke niche. Onze fiscale cel is bijvoorbeeld groter dan de gelijkaardige afdeling bij grotere kantoren’, legt Tuerlinckx uit.

Een advocatenkantoor richt zich op kennis over bepaalde specifieke onderwerpen. ‘Die kennis is bereikbaar voor mensen die er mee werken. Een typisch scenario in een kantoor is dat de kennis verzameld zit in een dossier of bestand, dat dan eigenlijk vakkundig op slot wordt gedaan en afgesloten. In veel gevallen is zoiets weinig transparant om te doorzoeken’, aldus Tuerlinckx. Hij wilde al deze kennis meer toegankelijk maken. ‘Mijn eerste idee? Een bibliothecaris aanwerven die alle informatie kon klasseren en inventariseren. Zo’n nauwkeurige indeling is de klassieke manier van werken in onze sector. Maar deze werkwijze zeer is arbeidsintensief, en dus duur. Bovendien moet de persoon die deze klassering voor zijn rekening neemt, eigenlijk een specialist zijn in de materie.’

Google op kantoor

Bijkomend probleem is de zogenoemde meta-informatie die rond bepaalde dossiers hangt. Advocaten zijn in veel gevallen zelf verantwoordelijk voor de juiste inventarisatie, zoals de bijhorende labels. ‘Alleen is dat moeilijk om af te dwingen. Advocaten werken vaak van deadline naar deadline. Zij staan onder zowel tijdsdruk als commerciële druk’, stelt hij. ‘In een klein kantoor met enkele advocaten kan de informele communicatie nog veel opvangen. Medewerkers vertellen tijdens de middag- of koffiepauze waar ze mee bezig zijn. Maar dergelijke communicatie is moeilijker naarmate je kantoor wat groter wordt.’

Daarom gooide het advocatenkantoor alle informatie en kennis op een spreekwoordelijke hoop en liet er zogenoemde text mining op los. ‘We creëerden onze eigen Google’, zo omschrijft Jan Tuerlinckx het. ‘We maken gebruik van één databank specifiek voor het delen van kennis. In deze databank komt ook andere relevante informatie zoals mails, opzoekingswerk, conclusies van de tegenpartij, een relevant artikel uit een krant of vakblad,…. Op die manier geeft deze databank een brede basis, naast de individuele juridische dossiers die wel nog behouden blijven.’ Net zoals bij Google, krijg je op basis van trefwoorden een reeks van relevante resultaten. ‘Die resultaten kunnen dan vervolgens worden verfijnd op basis van bepaalde parameters, zoals auteur, tijdsperiode of aard van de juridische informatie.’

Samen een auto maken 

Naast de technologie was er ook een totale cultuuromslag nodig. ‘Wij hebben hard gewerkt aan onze interne mentaliteit en attitude. In een klassiek scenario is een bepaalde klant vooral de klant van één advocaat, die dan in het groter geheel van een kantoor zit. Bij ons willen we de klant klant laten zijn van een team van advocaten. Het is niet één advocaat die een spreekwoordelijke auto maakt, het is een team van advocaten dat die auto tezamen creëert.’

Klanten hebben bij het kantoor contact met verscheidene specialisaties, en dus ook met verschillende advocaten. ‘Als we dat aan onze klanten uitleggen, begrijpen ze het meteen. Wij werken in ons kantoor met voornamelijk jonge mensen die nog niet al te zeer zijn ingeslepen in de klassieke en individuele klantenbenadering die in de advocatuur vaak heerst. Iedereen geeft door de kennisdeling een beetje persoonlijk rendement af, ten voordele van de rendabiliteit van het kantoor. En dat werkt.’

Modulair schrijven 

Ook voert het kantoor volop modulair schrijven in. ‘Bij het invoeren van een tekst in het systeem gaat de technologie als het ware meedenken. En op basis van informatie in het systeem zelf tekstblokken voorstellen. Want mogelijk heeft iemand eerder al iets gelijkaardigs uitgewerkt’, legt Tuerlinckx uit. ‘Veel van ons werk is maatwerk. Maar dat betekent niet dat bepaalde advocatenkantoren delen of blokken hergebruikt kunnen worden. Wij zorgen er dan voor dat onze medewerkers de juiste informatie hergebruiken. Het gaat om bepaalde tekstblokken die we hiervoor certifiëren, waarmee we het standpunt van het kantoor vastleggen. We zorgen er ook voor dat dergelijke templates de meest actuele informatie en laatste nieuwigheden bevatten.’

Een andere technologische innovatie omschrijft Tuerlinckx als termijnbewaking waar technologie een handje helpt. ‘De grootste nachtmerrie van een advocaat? Dat hij een termijn niet haalt’, verklaart Jan Tuerlinckx. ‘Hierbij herkent de technologie de documenten die aan termijnen zijn onderworpen. Dat is bijvoorbeeld een aanslagbiljet van de belastingen waarbij de verkrijger binnen de zes maanden bezwaar kan indienen’, vertelt hij. ‘Worden dergelijke stukken verzonden naar de mailbox van een advocaat die op dat moment vakantie heeft? Dan pikt ons secretariaat die toch op.’

Mogelijkheden van technologie

Al deze technologische innovaties geven aan technologie ook een nuttig hulpmiddel is in een eerder traditionele sector zoals de advocatuur, die zich richt op maatwerk en persoonlijke relaties. De mogelijkheden zijn divers. Jan Tuerlinckx denkt aan een toekomstig project waarbij ook context gedreven informatie kan worden geïnterpreteerd. ‘Een voorbeeld? De fiscus neemt een kopie van de boekhouding mee voor onderzoek. Volgens de fiscus zijn er dan zogezegd onregelmatigheden, maar op basis van de context kan de ondernemer aantonen dat alles wel in orde is. Dat kan met bijvoorbeeld e-mails die de juiste context weergeven. Sommige van die mails zijn dan misschien al drie à vier jaar oud. Dergelijke context gedreven informatie maakt dan deel uit van onze text mining’, legt Tuerlinckx uit.

Een advocatenkantoor kan dus veel baat hebben bij een doorgedreven gebruik van technologie, en text mining in het bijzonder. Al vraagt het wel een culturele omslag. ‘Ik heb lang gedacht dat technologie alleen toegankelijk was voor grotere bedrijven en kantoren. Dat is niet het geval.’

Tips voor IT & het delen van kennis

• Kies voor één bepaalde aanpak, en richt u daarop: het grondig labelen van informatie enerzijds of het vertrouwen op text mining anderzijds.
• Pas uw bedrijfscultuur aan. Kennisdeling begint bij een aangepaste mentaliteit: meer team dan individu.
• Vertrouw op technologie: bepaalde software, zoals voor text mining, is de laatste jaren behoorlijk geëvolueerd en kan een meerwaarde zijn voor uw bedrijf.
• Ga in stappen: geen big bang, bekijk het project per project.
• Ook de kleintjes hebben mogelijkheden: besef dat technologie vandaag ook toegankelijk is voor kmo’s.